Bardzo często jesteśmy zapraszani do współpracy z różnymi firmami, aby zbudować lub przeprojektować dla nich produkt lub usługę. Oczekują od nas magicznego eliksiru, który wypije cała firma i od kolejnego dnia będzie innowacyjna. Oczekują, że design thinking będzie takim właśnie eliksirem. Może być, ale wymaga to od pacjenta również ogromnej chęci wyzdrowienia.
Każdy lekarz potwierdzi, że leczenie farmakologiczne jest ważne, ale jeszcze ważniejsza jest silna chęć powrotu do zdrowia. Głowa i podejście pacjenta do choroby jest bardzo istotne i przekłada się na skuteczność terapii. Tak samo jest z innowacjami i wdrażaniem metodyki design thinking w przedsiębiorstwach.
Działamy wspólnie z firmą. Nie dla firmy
Nasze podejście do innowacji, projektów, produktów, usług i design thinking jest jasne. Robimy to wspólnie z firmą. Nie dla firmy. Z firmą, bo tylko tak można wypracować strategiczną wartość dla klienta. Nie tylko chcemy zrobić projekt dla firmy, ale chcemy przekazać im nasze doświadczenie. Chcemy aby zostało w organizacji ziarno, które będzie kiełkować i rosnąć. Urośnie i da owoce.
Bardzo mocno wierzymy w to, że dzielenie się wiedzą i budowanie projektu razem, daje każdemu z nas zdecydowanie więcej. My uczymy się jak działa firma naszego klienta oraz branża i mamy wówczas pewność, że cała organizacja zadba o projekt na etapie wdrożenia.
Musimy pamiętać, że prawdziwym sukcesem dla firmy pracującej w obszarze strategicznego consultingu, bazującej na projektowaniu jest dopiero wdrożenie. Dopiero ten sukces jest dla nas powodem do dumy. Dlatego tak bardzo dbamy o to, aby wspierać naszych klientów podczas całego tego procesu.
Jedna z najważniejszych rzeczy, która decyduje o długotrwałym sukcesie, to zmiana myślenia o całej firmie. O jej pracownikach, strukturze, o współpracy, realizowanych zadaniach i projektach, a także roli jaką odgrywa kultura organizacyjna.
Kulturę organizacyjną można porównać do powietrza, które wypełnia przestrzeń biurową w pracy. Niby go nie widać, ale to ono decyduje, że pracownicy oddychają i w konsekwencji żyją. Coś tak bardzo niezauważalnego, niewyczuwalnego, a podstawowego. W niektórych firmach powietrze brzydko pachnie, jest zatęchłe, wręcz odrzucające. Innym razem jest jak świeża morska bryza czy niesamowicie pobudzające jak powietrze zaraz po wiosennym deszczu, pełne kolorów i zapachów, dające uśmiech i pozytywną energię do działania. Tylko w tym drugim przypadku jest to kultura organizacyjna, która wspiera innowacje.
Po pierwsze: Zaufanie, zaufanie, zaufanie
Tak proste, a tak trudne. To właśnie zaufanie, według mnie jest jednym z najważniejszych katalizatorów innowacji w firmie. To właśnie od niego zależy budowanie relacji międzyludzkich, zespołów, chęć dzielenia się swoim entuzjazmem, pomysłami. Jak napisał Ed Catmull, jeden z szefów PIXAR, w książce „Kreatywność S.A.” – „Bez prawdziwej szczerości nie ma mowy o zaufaniu, a bez zaufania nie będzie kreatywnej współpracy”.
To właśnie to zaufanie jest elementem, które podświadomie otwiera ludzi na współpracę. Im bardziej ufasz, tym więcej możesz oczekiwać. Podczas rozmowy z jedną osobą z zespołu SHOPA, zapytałem, jak to jest z tym zaufaniem, kiedy pracujemy dla klienta? Jest ono ważne? W czym pomaga? Odpowiedź, mimo że oczywista i prosta do przewidzenia, to jednak bardzo dosadna. Zaufanie to podstawowa rzecz. To pozwala się skupić na współpracy i problemie do rozwiązania, a nie zastanawianiu się nad intencjami klienta.
Nie można zachęcać do pracy i mówić o zaufaniu, kiedy w firmie na każdym kroku jest wielostopniowa kontrola, karty dostępu, listy wstępu, zbieranie danych biometrycznych, kamery – dosłownie wszędzie. To nie pozwala na poczucie zaufania. Sytuacja podobnie ma się w kontekście pracowników danej firmy.
Bez zaufania nie będzie kreatywnej współpracy
Pracując właśnie z nimi dostrzegamy, jak wpływa to czasami destrukcyjnie na ich kreatywność. Mamy wtedy wrażenie, że ta atmosfera pracy powoduje, że chcą być tak bardzo poprawni i idealni, że wiele, genialnych pomysłów, które na początku wydają się „odjechane” zatrzymują dla siebie. Zabijają je w środku, nie pokazując ich nigdzie indziej, ponieważ boją się oceny czy utraty wizerunku. Co jest absolutnie nieuzasadnione.
Inny cytat z „Kreatywność S.A.” który według mnie świetnie pasuje do sytuacji i obrazujący, jakie wyzwanie stoi przed nowoczesną firmą w obszarze budowania działów zajmujących się innowacjami to, że: „…zadaniem Działu Rozwoju jest zatrudnienie dobrych pracowników, dostarczenie im tego co jest potrzebne do pracy, przydzielenie im projektów zgodnych z ich umiejętnościami i dbanie o to by dobrze funkcjonowali w zespołach”. Nie ma nic o kontroli, kamerach i braku zaufania. Jest natomiast pełne skupienie się na wspieraniu swoich pracowników w rozwoju.
Zaufanie, bezpośrednio odnosi się do drugiego, bardzo ważnego obszaru w zakresie budowania innowacyjnej kultury organizacyjnej.
Po drugie: Bufor na porażki
Jeśli chcemy być innowacyjni, musimy podejmować wyzwania. Musimy pochylać się nad problemami, których jeszcze nikt nie rozwiązał i wdrażać rozwiązania, których nikt nie wdrożył. Tym samym musimy mieć pełną świadomość, że nie wszystko się uda. Jeśli podejmujemy się nowych wyzwań, innowacji, nie zawsze wszystko musi się udać. To nie jest możliwe.
Musimy dać sobie oraz całemu zespołowi, bufor na popełnianie błędów, bufor na porażki. To słynne kalifornijskie „It’s ok to fail” ma wielki sens i jest ważnym elementem kultury innowacyjnej Doliny Krzemowej. Tylko w momencie kiedy zespół, będzie miał świadomość istnienia tego buforu, będzie skory do testowania różnych, czasami ryzykownych rozwiązań. Inaczej będzie działał zachowawczo, bezpiecznie. To zrozumiałe i naturalne.
Trudno z kolei w takim działaniu szukać innowacyjnych rozwiązań. To się nie stanie. Oczywiście, „porażka jest ok”, kiedy coś z niej się nauczymy, jako firma, jako zespół i każda osoba indywidualnie. Ten bufor musi wynikać wprost z zasad jakie wyznaje firma i ludzie ją tworzący. Te zasady z kolei przekładają się na innowacyjną kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa. Jeśli jej nie ma, nie można oczekiwać od pracowników innowacji.
Innowacja stoi tuż za progiem
Tutaj przychodzi mi do głowy sytuacja, podczas pracy z jednym z naszych klientów. Szef i zarazem właściciel firmy, narzekał na jakość pracowników i ich braku zaangażowania w rozwój firmy oraz brak nowych pomysłów z ich strony. Zadałem wtedy pytanie, a czy pracownicy wiedzą, że tego od nich się oczekuje? Czy są jakieś elementy, które o tym informują, wspierają i nagradzają, chociażby poprzez zauważenie, że ktoś to traktuje poważnie z władz firmy?
W odpowiedzi dostałem, że przecież to oczywiste, że mając ponad 300 pracowników, właściciel firmy oczekuje zaangażowania i nowych pomysłów. Więc zadałem, jeszcze raz pytanie. Czy pracownicy o tym wiedzą, i czy są jakieś elementy, które ich do tego zachęcają? Albo są wdrożone jakieś rozwiązania do tego, żeby to inicjatywę wspierać, nagradzać? Czy daje się im przestrzeń do tego, żeby mieli na to czas, żeby mogli popracować w interdyscyplinarnych zespołach? Żeby mogli sobie chociażby luźno porozmawiać na ten temat i nikt nie będzie na nich patrzył jak na obiboków i leni, marnujący czas i zasoby firmy? Wtedy w pokoju zapadła cisza, cząsteczki powietrza przestały na chwilę drgać.
Zbuduj przestrzeń mentalną
Na twarzy mojego rozmówcy pojawił się cały kalejdoskop emocji: od uśmiechu, poprzez złość, zaskoczenie, zażenowanie, zmieszanie aż po dogłębne zrozumienie sytuacji. Jedno pytanie wystarczyło do tego, aby zrozumiał, że oczekuje czegoś o czym nigdy głośno nie powiedział. Pomyślał, ale nie powiedział. Pomyślał, ale nigdy nie zbudował przestrzeni mentalnej dla swoich pracowników do angażowania się w rozwój firmy, do proponowania usprawnień i wzięcia odpowiedzialności za rozwój firmy.
To był moment przełomowy dla firmy pod kątem rozwoju pracowników i innego podejścia do rozwoju firmy. Ten moment był również dla mnie wyjątkowy. Pokazał, że czasami innowacja stoi za progiem, trzeba ją tylko zaprosić do środka, budując bufor na porażki. Ten bufor to przestrzeń do innowacji, która może być dodatkowo wspierana przez odpowiednią przestrzeń fizyczną.
Po trzecie: Przestrzeń do pracy
To według mnie trzeci bardzo ważny element, kształtowania kultury organizacyjnej wspierającej innowacyjność wewnątrz firmy. Możemy wyróżnić dwa obszary tej przestrzeni. Pierwszy to ta mentalna przestrzeń w firmie, odpowiadająca za płynność myśli i współpracy wewnątrz firmy, na którą głównie wpływają dwa wyżej opisane czynniki, czyli zaufanie i bufor na porażki.
Drugi obszar to przestrzeń fizyczna, na którą składają się pomieszczenia i ich układ, wyposażenie, ciągi komunikacyjne, meble, światło oraz całe zaplecze socjalne. Należy pamiętać, że wyposażenie może albo bardzo wspierać współpracę albo ją totalnie eliminować. Na rynku w tym zakresie jest wielu specjalistów, którzy to rozumieją i wspierają firmy w odpowiednim zaprojektowaniu i wyposażeniu.
Zachęcam do tego, aby korzystać z architektów wnętrz, szczególnie tych, który specjalizują się w przestrzeniach biurowych. Zachęcam też do tego, żeby wyposażać biura w nowoczesny, dobrze zaprojektowany i dostosowany sprzęt do pracy biurowej. Oczywiście, często to potężna inwestycja, ale wielokrotnie zwróci się poprzez zaangażowanie pracowników, a to z kolei przełoży się na jakość obsługi klientów, a ostatecznie na biznes.
Przestrzeń powiązana z jakością
Jest ogromna ilość publikacji, stron, gdzie można na ten temat znaleźć mnóstwo informacji. Dla mnie jedną z bardzo ważnych pozycji książkowych w zakresie przestrzeni biurowej, warsztatowej i jej wyposażeniu to książka „Make Space: How to Set the Stage for Creative Collaboration”. Jej autorami są Scott Witthoft oraz Scott Doorley. Książka już swoim tytułem zdradza czego można się po niej spodziewać.
W niebanalny sposób opisuje proces powstawania jednej z najważniejszych przestrzeni dedykowanej do realizacji projektów design thinking na świecie, czyli d.school na Uniwersytecie Stanforda. Książka opisuje jak powstała cała przestrzeń, jakie meble się tam znalazły i dlaczego oraz jakie panują w niej zasady. Przestrzeń jest wprost powiązana z jakością i efektywnością pracy zespołów, nie tylko tych kreatywnych. Warto o tym pamiętać, kiedy naszym celem jest budowanie innowacyjnej kultury organizacyjnej.
Kultura organizacyjna decyduje o porażce lub sukcesie
Oczywiście, temat nie został wyczerpany, bo trudno o to w tak krótkim materiale, jednak moim celem było zaznaczenie tych najważniejszych elementów. Te wszystkie doświadczenia nie wynikają tylko z tego, z czym spotykamy się jako SHOPA Design & Strategy, ale również z moich osobistych doświadczeń zawodowych z różnych miejsc. Pracowałem w wielu miejscach. Studiowałem i pracowałem na uczelniach prywatnych i państwowych. W Polsce i zagranicą. W firmach prywatnych, małych i dużych. Tworząc startupy i doradzając im.
Kultura organizacyjna jako temat przewija się we wszystkich tych miejscach. Jest elementem decydującym jak, w jakim kierunku i jakim tempie rozwija się dana instytucja czy firma.
Ed Catmull powiedział również, że „w każdym przedsięwzięciu kreatywnym, najważniejsi są ludzie, sposób w jaki pracują, ich zdolności oraz wartości jakie wyznają„, odnosząc się tym samym do wartości, jaką stanowią ludzie w branży kreatywnej, choć moim zdaniem dotyczy to każdej innej.
To ostatecznie kultura organizacyjna decyduje o sukcesie lub porażce. Czy tego chcemy czy też nie, ale to kultura organizacyjna przyciąga ludzi. To jakość tej kultury przyciąga tych odpowiednich do niej. Słaba kultura organizacyjna, przyciąga słabych ludzi, nijaka, nijakich, dobra dobrych, a fantastyczna tych najlepszych. Na koniec również życzę wybitnej umiejętności dostrzegania. Jak napisał Ed Catmull „Wypatrywanie problemów to nie to samo co ich dostrzeganie”.
_____________________
Radosław Ratajczak
CEO SHOPA Design & Strategy
