Z tego artykułu dowiesz się, jak można systemowo podejść do budowania wydarzenia o wysokiej jakości merytorycznej, na które goście chętnie wracają, a sam event jest dla nich wartościowym doświadczeniem. Nie będą rozpisywał się na tematy związane z pozyskiwaniem partnerów, modelem sprzedaży czy pozyskiwaniem finansowania. Na ten temat możesz znaleźć wiele ciekawych materiałów, artykułów i szkoleń. Ewentualnie zajrzyj na grupę na Facebooku.
Czym jest ta POLISHOPA? Skąd czerpiesz wiedzę?
POLISHOPA w tym roku ma już 6 lat. Za nami 7. edycja tej niezwykłej (przynajmniej dla mnie) konferencji (sam artykuł powstał jeszcze przed siódmą edycją :)). POLISHOPA to największa w Polsce platforma zrzeszająca pasjonatów i praktyków metodyki Design Thinking (myślenia projektowego), Service Design oraz szeroko rozumianej innowacji. W trakcie konferencji można wysłuchać ekspertów i wymienić się swoimi spostrzeżeniami związanymi z projektowaniem produktów, usług i doświadczeń. Jest to międzynarodowe wydarzenie, które co roku gości ponad 250 uczestników z świata i Polski.
A przy organizacji tego wydarzenia jestem właściwie od samego początku, dlatego podzielę się z kilkoma moimi spostrzeżeniami, jak można dobrze i udanie stworzyć konferencję.
Zespół i praca zespołu
Po pierwsze, to co najważniejsze przy tworzeniu tego typu wydarzenia to ludzie, a konkretniej zespół organizacyjny. Przy organizacji takich wydarzeń zespół nie musi być bardzo rozbudowany. W naszym przypadku są to cztery osoby, które de facto pracują nad wydarzeniem przez cały rok (nie zabiera to żadnej z osób tzw. “pełnego etatu”).
Patrząc z perspektywy czasu bardzo ważne jest to, żeby zespół organizacyjny znał i czuł tematykę konferencji. Na pewno powinna orientować się w niej osoba odpowiedzialna za kierowanie zespołem organizacyjnym. Pozwala to uniknąć merytorycznych wpadek dotyczących m.in. doboru prelegentów i ułożenia programu wydarzenia.
W perspektywie wydarzenia, które odbędzie się za 12 miesięcy (tak, organizacja POLISHOPY trwa przez cały rok) istnieje duża pokusa odkładania pewnych tematów na później. Dlatego też praktykujemy spotkania (“statusy”), które odbywają się co tydzień lub dwa tygodnie. Ktoś nazwałbym to pewnie praktyką zaciągniętą z Scrum lub Agile.
Konferencja to proces, nie projekt!
Tak obecnie podchodzimy do realizacji przedsięwzięcia, jakim jest POLISHOPA. Nie jest to dla nas wydarzenie, które zakończy się razem z ostatnim gościem opuszczającym salę (lub wylogowującym się z platformy). Wydarzenie jest de facto jednym z działów naszej firmy, więc myślimy o nim zawsze w perspektywie minimum roku. Staramy się pracować nad tym, co będzie działo się w trakcie konferencji, co można w niej poprawić już minimum jedną edycję wcześniej.
Zbieranie doświadczenia
Organizacja konferencji to proces, więc trzeba go nieustannie usprawniać. Warto po każdej edycji spisywać sobie rzeczy, które według zespołu nie do końca się udały. Oczywiście warto (trzeba) również zbierać feedback od odbiorców i użytkowników. To tam znajduje się najwięcej informacji, które mogą usprawniać kolejne edycje.
Mogę się pochwalić tym, że zespół POLISHOPA w procesie usprawniania, doszedł do poziomu zwracania uwagi na potrzeby gości i zauważania mankamentów, nim pojawią się one w ankiecie po konferencyjnej. Błyskawicznie przewidujemy, które elementy mogą przeszkadzać uczestnikom.
Rok temu był to zastosowanie galwanizowanych sztućców z tworzywa, które nie były “eko” :). Blisko 70% ankiet z tamtej edycji konferencji “wypomniało” nam to niedopatrzenie, które sami zdiagnozowaliśmy momentalnie w dniu wydarzenia.
Patrz holistycznie
Warto w tym miejscu przestrzec, że informacje, pomysły i dane będące feedbackiem, nie zawsze będą pasowały do konwencji naszego wydarzenia. Dlatego też należy uważać z wdrażaniem zmian opartych wyłącznie na informacji zwrotnej. Bardzo ważne jest holistyczne spojrzenie, które powinien mieć zespół organizacyjny. Usprawnienia należy wdrażać jak najszybciej.
Sami mimo kilkuletniego doświadczenia co roku popełniamy, wydawałoby się, “podstawowe” błędy. Podczas ostatniej edycji źle zaplanowaliśmy strefę cateringową (miejsce wydawania pierwszego dania blokowało przepływ), co skutkowało ogromnymi kolejkami. Drugiego dnia zmieniliśmy ustawienie i sposób obsługi. Dzięki dobrej współpracy z firmą cateringową, udało się nam znacznie zwiększyć “wydajność” w tym obszarze. Niektórzy uczestnicy konferencji dziwili się, że potrafimy tak szybko reagować, ponieważ na innych tego typu eventach nie jest to często spotykana praktyka (sic!).
Inną wpadką organizacyjną sprzed kilku lat była błędna rezerwacja hotelu dla prelegenta, który planowo pojawił się w Bydgoszczy dzień przed resztą gości. Niestety do hotelu (z naszej winy) trafiła informacja, że prelegent zamelduje się wraz z innymi. Nie było by może nic w tym “strasznego”, gdyby nie fakt, że w tym czasie w Bydgoszczy odbywały się duże targi oraz impreza sportowa, a w samym hotelu kończyło się sympozjum lekarzy. Więc dostępność pokoi była naprawdę “jak na lekarstwo”.. :).
O fakcie błędnej daty dowiedzieliśmy się w momencie, kiedy z kolegą przywieźliśmy prelegenta do hotelu. W tym przypadku pomogło nam szczęście oraz wcześniejsza dobra relacja z hotelem. Okazało się, że jeden z pokoi zarezerwowanych na sympozjum dla lekarzy zwolnił się dzień przed terminem. Poczekaliśmy kilkadziesiąt minut z naszym gościem w hotelu, a w tym czasie ekipa sprzątająca przygotowywała pokój.
Dbanie o odbiorców ich doświadczenia
Usprawnienia warto wdrażać właśnie po to, by jak najlepiej dbać o doświadczenia odbiorców. W naszym przypadku są to: prelegenci, goście konferencji oraz partnerzy. To od przeżyć jakie dostarczy wydarzenie uczestnikom zależy to, czy konferencja będzie sukcesem i czy na następne edycję będą miały szansę też nim być.
Warto starać się dbać o gości nie tylko w godzinach wydarzenia, ale i pomyśleć o tym, co będą robić w czasie przed jego rozpoczęciem oraz po. Szczególnie ważne jeżeli konferencja odbywa się w nowym miejscu (mieście) dla większości uczestników.
Dla gości organizujemy m.in. zwiedzanie miasta Bydgoszczy po pierwszym dniu konferencji, udostępniamy narzędzia do networkingu stacjonarnego i staramy się go moderować. Organizujemy również wieczorną imprezę w stylu “after party”. Już te elementy sprawiają że POLISHOPA staje się dla uczestników wyjątkowa.
Między innymi dzięki takiemu podejściu, utrzymujemy stałe grono uczestników, które jest z nami od lat. W dodatku systematycznie się ono powiększa.
Dobra kawa to podstawa
A tak pół żartem a pół serio, należy pamiętać jeszcze o najważniejszej rzeczy na każdej konferencji, czyli dobrej kawie (sic!)! Choćby inne elementy były dobrze dopracowane, bez dobrej kawy, naprawdę, odbiór może być słaby… ;).
I jeszcze jeden “protip”. Warto kilka tygodni przed samym wydarzeniem stworzyć scenariusz godzinowy całej konferencji. Wtedy macie możliwość pełnej kontroli tego co dzieje się na scenie, widowni, recepcji, a także na samym zapleczu, jak i w mediach społecznościowych.
Merytoryka – jak znaleźć dobrych prelegentów?
To prelegenci i ich case’y są “mięsem”, po które przyjeżdżają goście. Źródło pozyskiwania dobrych prelegentów oparliśmy na trzech filarach:
Rekomendacje – co roku pytamy gości konferencji i prelegentów kogo warto zaprosić na następną edycję.
Rekrutacja – w formie “Call 4 Papers”, gdzie wymagamy nie tylko opisania sylwetki prelegenta i prezentowanego tematu, ale co równie ważne, przesłania zapowiedzi w formie video, jak i (o ile to możliwe) linków do poprzednich wystąpień.
Poszukiwania – sami na własną rękę szukamy prelegentów. Dwa najbardziej skuteczne kanały w tym przypadku to: LinkedIn (osoby aktywne w temacie, którym się zajmujemy, albo na stanowiskach związanych z naszym obszarem) oraz przeglądanie listy prelegentów podobnych tematycznie wydarzeń.
Podsumowanie
Opisane podejście pozwoliło nam na zbudowanie silnej marki konferencji. Dzięki temu po kilku bezpłatnych edycjach, jesteśmy obecnie w pełni komercyjnym przedsięwzięciem.
Oczywiście obecna sytuacja epidemiczna wymusiła zmiany związane z sposobem organizacji konferencji. POLISHOPA oczywiście odbyła się w wersji online, co jest dla nas nowym wyzwaniem. Zmiany wymusiły na nas szukanie i testowanie nowych rozwiązań tj. wirtualne przestrzenie do networkingu czy dostarczenie “cateringu” dla osób rozsianych po całej Polsce, ale i z tym chyba sobie poradziliśmy. Wypracowaliśmy też kilka innych rozwiązań będących “substytutami” elementów konferencji stacjonarnej, ale o tym może w kolejnym artykule.
_________________
Filip Sieracki
SHOPA I Head of POLISHOPA
